• Preste especial atención incluso a detalles como el arreglo de la sala, iluminación, sistema de sonido, calefacción o aire acondicionado, disponibilidad de libretas y lápices, equipo de ayuda audiovisual, apariencia de la sala de reuniones y todos los detalles necesarios en la preparación para hacerla mas confortable y centrada.
• Envíe con anticipación la convocatoria a la reunión y hágale seguimiento telefónico a los participantes para recordarles el lugar y la hora.
• Comience a tiempo y termine a tiempo. No penalice a aquellos que llegaron temprano haciéndolos esperar la llegada tarde de los demás. Gane reputación entre los miembros que creen que la reunión empieza con el llamado del presidente al orden.
• Establezca una hora para terminar e intente cumplirla. Si los presentes saben que la duración se supone es de una hora, ellos se comportaran de manera que pueda cumplirse dicha meta.
• Informe al comienzo de la reunión que existe una agenda formal que esta disponible para todo aquel que quiera verla. Una agenda es una herramienta que permite al moderador sacar adelante la reunión sin pérdida de tiempo y energía o en puntos irrelevantes.

-Asociación de Negocios en el siglo XXI